برای مدیریت موفق هر پروژه و رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده برای پروژه، سازمان نیاز به مدیران و کارشناسان با شایستگی‌هایی همچون توان بالا در رهبری، مدیریت تیم پروژه، مدیریت پیمانکاران و کارفرما ، همکاری، قدرت گزارش‌گیری و گزارش‌دهی دارند. از این‌رو و برای درک بهتر مفاهیم، ابزار و روش‌ها مربوط به مدیریت پروژه‌ها انستیتو مدیریت پروژه آمریکا، PMI، به‌خوبی مدیریت‌پروژه را در ده بخش جداگانه تحلیل و معرفی‌کرده است. این ده بخش بر اساس استاندارد Project Management Body Of Knowledge که به‌اختصار با نام PMBOK-6th شناخته می‌شود، می‌باشد. در این دوره شرکت کنندگان ضمن تسلط بر بخشهای مختلف استاندارد با نحوه کاربست این ده حوزه در پروژه ها آشنا می شوند.
سرفصل مطالب:
- معرفی مدیریت پروژه و استاندارد PMBOK
- معرفی مشخصات پروژه، اشتراکات و تفاوتهای پروژه و تولید ، تعریف مدیریت پروژه، فرآیندهای مدیریت پروژه ، ارکان یک سیستم مدیریت پروژه
- مراحل و فرآیندهای مدیریت پروژه
- فرآیند مدیریت پروژه ، چرخه عمر پروژه و مدیریت پروژه بر اساس PMBOK 2017
- مدیریت محدوده پروژه – Project Scope Management
- با اجرای این فرایندها اطمینان می‌شود تمام کارهای تعیین شده، (نه کم‌تر، نه‌بیش‌تر، نه غیر از آن) اجرا شده است:
- رسمیت دادن به پروژه یا بخشی از آن
برنامه ریزی برای اجرای دستور کار: تهیه یک برنامه مکتوب بهعنوان شالوده گامهای بعدی
تشریح دستور کار: تقسیم پروژه به اجزای کوچک قابل اجرا
تطبیق دستورکار با قرارداد: رسمیت بخشیدن به پذیرش پروژه
کنترل تغییرات دستور کار: کنترل تغییراتی که در حین اجرای پروژه لازم میآید - مدیریت زمان پروژه – Project Time Management
- با اجرای این فرایندها اطمینان حاصل می‌شود که پروژه در سررسید مقرر به پایان میرسد.
- تعریف فعالیتها: تعیین یکایک فعالیتهایی که از جمع آنها دستور کار پروژه اجرا می‌شود
ردهبندی فعالیتها: بازشناسی و ثبت وابستگیهای متقابل فعالیتها
برآورد زمان هر فعالیت: تعیین زمان لازم برای اجرای هریک از فعالیتها
تهیه برنامهی زمانبندی: ردهبندی فعالیتها و تحلیل زمان اجرا و منابع لازم برای انجام هریک از آنها
کنترل برنامه زمانبندی: مدیریت تغییراتی که ممکن است در برنامه زمانبندی پدید آید - مدیریت هزینه پروژه – Project Cost Management
- با اجرای این فرایندها اطمینان حاصل می‌شود که پروژه در چارچوب بودجه پیشبینی شده بهپایان میرسد:
- برنامه ریزی منابع: تعیین منابع (انسانی، مواد، تجهیزات) لازم برای اجرای پروژه در چارچوب زمان تعیین‌شده
برآورد هزینه: تعیین اینکه تأمین هریک از منابع فوق حدوداً چقدر خرج برمیدارد
بودجهبندی هزینهها: تعیین بودجه لازم برای تأمین هزینههای فوق
کنترل هزینهها: کنترل تغییرات پدید آمده در بودجه پروژه - مدیریت کیفیت پروژه – Project Quality Management
- با اجرای این فرایندها یقین می‌شود اجرای پروژه با مشخصات کیفی ازپیشتعیینشده مطابقت دارد:
- برنامه ریزی کیفیت: تعیین استانداردهای مربوط به پروژه و شیوه رعایت آنها
تضمین کیفیت: ارزیابی مستمر نتایج کلی پروژه برای کسب اطمینان از رعایت استانداردهای مذکور
کنترل کیفیت: نظارت بر پروژه از نظر تطبیق با استانداردهای مربوط و یافتن راهی برای پیرایش ناسازگاری‌ها
مدیریت تدارکات پروژه – Project Procurement Managementمدیریت تدارکات پروژه یعنی تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز (از بیرون سازمان) برای اجرای دستور پروژه و شامل فرایندهای زیر است:
برنامه‌ریزی تدارکات: تعیین اینکه چه کالا یا خدماتی،چهوقت باید تأمین شود
برنامه‌ریزی برای مناقصات (و استعلام‌ها): مستندسازی مشخصات کالاها و تعیین منابع تأمین بالقوه
برگزاری مناقصات: دریافت پیشنهادها
گزینش برنده: تعیین مناسبترین فروشنده یا پیمانکار (نه لزوماً صاحب ارزان‌ترین پیشنهاد)
کنترل قرارداد: مدیریت روابط با فروشنده یا پیمانکار
پایان دادن به قرارداد شامل روزآمد کردن و نگاه‌داری سوابق و مدارک برای استفاده‌های بعدی - مدیریت ارتباطات پروژه – Project Communications Management
- اجرای این فرایندها اطمینان می‌آورد که اطلاعات پروژه، بههنگام و بهشیوهای مناسب، تولید، گردآوری، پخش، نگهداری، و ردهبندی می‌شود:
- برنامه‌ریزی ارتباطات: تعیین نیازهای اطلاعاتی هموندان: کی؟ چهاطلاعاتی را؟ کی؟ چگونه؟ دریافت خواهد کرد
پخش اطلاعات: اجرای برنامه مدیریت ارتباطات
گزارشهای عملکرد: گردآوری و پخش اطلاعات مربوط به عملکرد پروژه (وضع کنونی، پیش‌بینی‌ها)
مستندسازی: ثبت سوابق تمام یا هربخشی از پروژه برای تحویل به کارفرما و استفاده آتی - مدیریت ریسک پروژه – Project Risk Management
- مشتمل بر شناسایی وتحلیل سیستماتیک ریسکهای پروژه و واکنش مناسب به آنها به شرح زیر می باشد:
- برنامه‌ریزی مدیریت ریسک: تعیین شیوه برخورد با رویدادها و برنامه‌ریزی برای اجرای آنها
بازشناسی ریسک: تعیین ریسکهای پروژه و مستندسازی ویژگیهای هرکدام
تحلیل کیفی ریسک: دستهبندی و تعیین شدت پیامد هریک از ریسکها در صورت وقوع
تحلیل کمی ریسک: اندازهگیری احتمال وقوع و پیامد ریسکها بر پروژه
برنامه‌ریزی برای واکنش بهریسک: طراحی روشهایی برای افزایش فرصتها و کاهش تهدیدها
کنترل ریسک: پاییدن ریسکهای مانده، شناخت ریسک جدید، اجرای برنامه کاهش ریسک، و ارزیابی نتایج در حین اجرا - مدیریت ذینفعان پروژه – Project Stakeholder Management
- شامل فرایندهای زیر است و اجرای آنها سبب شناسایی تحلیل و مدیریت ذینفعان گوناگون پروژه می‌شود:
- شناسایی ذینفعان پروژه
برنامه ریزی ذینفعان پروژه
مدیریت تعاملات ذینفعان پروژه
کنترل تعاملات ذینفعان پروژه
مدیریت منابع پروژه – Project Resource Managementمدیریت منابع یعنی شناسایی، جذب و مدیریت کلیه منابعی که برای خاتمه موفقیت‌آمیز یک پروژه نیاز است. این فرآیندها اطمینان حاصل می‌کنند که منابع صحیح در زمان و مکان مناسب به دست مدیر پروژه و تیم پروژه خواهد رسید:
برنامه‌ریزی مدیریت منابع: فرایند تعریف چگونگی تخمین، تعیین، مدیریت و کاربری منابع فیزیکی و انسانی پروژه
تخمین منابع مورد نیاز فعالیتها: فرآیند تخمین تعداد و نوع منابع انسانی، مقدار مواد و مصالح، تجهیزات و کلیه منابع مورد نیاز برا یانجام کارهای پروژه
تعیین منابع: تعیین تیم پروژه، مواد و مصالح، تجهیزات، امکانات مورد نیاز و دیگر منابع مورد نیاز پروژه
توسعه تیم پروژه: فرآیند بهبود شایستگی‌ها، عکس‌العمل اعضا و کلیه مسائل مربوط به تیم پروژه
مدیریت تیم پروژه: فرآیند ردیابی اعضای تیم پروژه و تهیه بازخورد آنان، حل مشکلاتو مدیریت تغییرات تیم در جهت بهبود عملکرد پروژه
کنترل منابع: اطمینان از اینکه تخصیص، نظارت و عملکرد منابع مصوب طبق برنامه‌ریزی است یا خیر.
مدیریت یکپارچگی پروژه – Project Integration Management - شامل فرایندهای زیر است و اجرای آنها سبب همسازی، یکپارچگی و هماهنگی اجزای گوناگون پروژه می‌شود:
- تدوین فرمان (منشور) پروژه: آغاز رسمی پروژه یا بخشی از آن
تدوین گزاره مقدماتی پروژه: شرح مقدماتی و توصیفی دستورکار پروژه
تدوین برنامه (جامع) پروژه: تلفیق برنامههای گوناگون برای بهدست آوردن یک برنامه مدون، جامع، و سازگار
هدایت و اجرای برنامه: اجرای برنامهی مزبور
مخاطبین این دوره:
•مدیر عامل سازمان،مدیران پروژه ها و برنامه ها
• مدیران و کارشناسان ارشد برنامه ریزی وکنترل پروژه
• و تمام افراد علاقه مند به حوزه مدیریت و کنترل پروژه