استاندارد PMBOKمدیریت پروژه

پروژه چیست؟

پروژه چیست؟
خبر خوب اینجاست که احتمالاً تاکنون به‌صورت ناخواسته و بدون اینکه بدانید، پروژه‌هایی را مدیریت کرده‌اید. شما در طول روز و در خانه یا محل کار به پروژه‌هایی برخورد خواهید کرد. علاوه بر پروژه‌هایی که در محل کار انجام می‌دهید، برخی از کاغذ یادداشت‌هایی که به در یخچال می‌چسبند نیز می‌توانند در دسته‌ی پروژه‌ها قرار بگیرند. فهرست زیر نمونه‌ای از پروژه‌های شخصی و کاری را نشان می‌دهد.
• ساخت پل معلق
• تمیز کردن حیاط
• اجرای یک کمپین تبلیغاتی جدید
• انتقال به یک خانه‌ی جدید
• کشف یک داروی جدید و معرفی آن به بازار
• ساخت پورتفولیوی بازنشستگی
• انتقال داده‌های شرکت به یک سرور جدید
• اجرای یک مهمانی تولد غافلگیرانه برای همسرتان
• تولید بروشور بازاریابی برای خدمات جدید
• کسب کمک‌های مالی برای تحصیل دانشگاهی فرزندتان
رشته‌ی مشترک میان این تلاش‌های مجزا چیست؟ اینجا یک تعریف از پروژه آورده‌ایم:
«پروژه یک کار منحصربه‌فرد با هدف ویژه، ساختار معین، تاریخ شروع و خاتمه و در اکثر موارد بودجه‌ی مشخص است».
بخش‌های زیر به توضیح بیشتر در مورد هریک از ویژگی‌های پروژه می‌پردازند، تا بتوانید پروژه را به‌درستی شناخته و تشخیص دهید.

یک تلاش منحصربه‌فرد
مهم‌ترین ویژگی پروژه انحصار و بی‌همتایی آن است. طراحی فرانک لوید رایت برای خانه‌ی آبشاری یکی از چشم‌اندازهای بی‌نظیر بود که به زمین محل ساخت خانه و آبی که از روی آن جریان پیدا می‌کند، مرتبط بود. طراحی و ساخت آبشار را بدون شک می‌توان یک پروژه قلمداد نمود.
اگرچه هر پروژه با دیگری متفاوت است، اما این تفاوت‌ها می‌توانند نامحسوس باشند. ساخت محله‌ای از خانه‌های سازمانی که در هریک از ساختمان‌ها طراحی و مصالح یکسان استفاده شده، شاید یک کار تکراری به نظر برسد. اما تیم‌های ساخت‌وساز متفاوت، باران بی‌سابقه یا صاف و مرتفع بودن محل ساخت هر خانه می‌تواند ویژگی‌های منحصربه‌فردی را ایجاد کند.
یک کار جاری که به‌صورت روزمره و تکراری انجام می‌شود، پروژه نیست. به‌عنوان مثال، تیرها و خرپاهایی که برای ساخت خانه به محل پروژه ارسال می‌کنید، نمونه‌ای از کار روتین است که نیاز به شکل متفاوتی از مدیریت دارد. سرهم‌بندی قطعات خانه‌های تولیدی در محل موردنظر، یک پروژه محسوب می‌شود.
یک هدف مشخص
چه سازمان یک پروژه را برای حل یک مشکل اجرا کند و چه دنبال فرصت یا برآورده‌سازی نیاز خاصی باشد، باید زمان، پول و منابع انسانی خود را بگذارد تا بتواند به آن هدف معین برسد. این هدف ماموریت‌هایی که پروژه باید انجام دهد را مشخص کرده و برای تعیین گستره‌ی پروژه (مرزهایی که کارهای پروژه را مشخص می‌کنند) یاری می‌رساند.
جای تعجب دارد که بسیاری از پروژه‌ها با اهداف کاملاً مشخص تعریف نمی‌شوند که می‌توان آن را با گله‌ای احشام بدون بوردر کولی (سگ گله) مقایسه نمود. فعالیت‌ و هیجان در این پروژه‌ها بالا است، اما حرکت در جهت صحیح (یا حرکت یکنواخت) به‌ندرت مشاهده می‌شود. به همین دلیل یکی از اولین وظائف شما در مدیریت پروژه، تعیین اهداف آن پروژه و اطمینان از توافق تمامی افراد بر سر آن‌ها است.

تاریخ شروع و پایان دقیق
اگرچه برخی از پروژه‌ها بی‌پایان به نظر می‌‎رسند، اما یک پروژه باید تاریخ شروع و پایان مشخص و دقیق داشته باشد. هدف پروژه کمک به تعریف شروع و پایان است. زمانی که هدف غایی و ماموریت‌های پایین‌دست آن به‌خوبی تعیین شوند، راحت‌تر می‌توان تاریخ اتمان پروژه را حدس زد.
فصل 6 «ایجاد زمان‌بندی پروژه» به توصیف فعالیت‌های مربوط به زمان‌بندی و تعیین تاریخ‌های آغاز و پایان می‌پردازد که شامل برآورد کار موردنیاز، تخصیص منابع به وظایف و زمان‌بندی واقع‌گرایانه‌ می‌گردد.

رعایت بودجه
پروژه‎‌ها قرار نیست تا ابد ادامه داشته باشند. البته قرار هم نیست همانند یک سیاهچاله‌ی سازمانی تمامی منابع موجود را ببلعند. هر پروژه دارای منابع محدود و مختص خود (همانند برچسب قیمت مصرف‌کننده)، تعداد محدودی از منابع در دسترس، ساعات کار مشخص و فشرده و البته تاریخ شروع و پایان می‌باشد. به‌عنوان مدیر پروژه، باید بهترین تلاش خود را برای تحویل پروژه در چارچوب این محدوده‌ها انجام دهید. اگر نیاز به منابع بیشتری دارید، باید از تیم مدیریت خود بخواهید که مجوز لازم را از مشتری بگیرد
مواردی که باید فدا شوند
محدودیت‌های اصلی پروژه – زمان، هزینه و کیفیت – به‌شدت با یکدیگر مرتبط هستند. این مجموعه از محدودیت‌ها آن‌قدر شایع هستند که چندین نام نظیر مثلث پروژه، مثلث گستره و محدوده‌های سه‌گانه به آن‌ها اختصاص داده شده‌ است. شکل 1-1 یکی از تفاسیر مثلث پروژه را نشان می‌دهد.

شکل 1-1 برای یک گستره‌ی معین، می‌توانید مقادیر دو مورد از سه محدودیت (زمان، هزینه و کیفیت) را انتخاب کنید و بدین ترتیب مقدار کمیت سوم تعیین می‌شود.
اگر هرکدام از این محدوده‌ها را تغییر دهید، دیگری نیز تحت تاثیر قرار می‌گیرد. به‌عبارت‌دیگر، اگر بخواهید خانه را سریع بسازید، هزینه‌های ساخت بیشتر خواهد شد. از سوی دیگر، می‌توانید یک خانه را سریع و ارزان بسازید، اما قطعاً کیفیت خوبی نخواهد داشت.
در واقعیت، محدوده‌های پروژه بیش از یک مثلث هستند، زیرا باید با عوامل دیگری نیز دست‌وپنجه نرم کنید. به‌عنوان مثال، اگر مشتری سر زمان، هزینه یا کیفیت کنار نمی‌آید، باید به تغییر گستره‌ی پروژه فکر کنید، مثلاً خانه‌ی کوچک‌تری بسازید یا خانه‌ای که صرفه‌جویی زمان کمتری داشته باشد. منابع غالباً محدود هستند. اگرچه هر کس می‌تواند بر سر گستره، زمان، هزینه و کیفیت به توافق برسد، اما کمبود منبع می‌تواند موجب زمان‌بندی طولانی‌تر یا قیمت بالاتر شود، چون افراد بیشتری از کار سهم می‌خواهند.

برچسب ها

دکتر علیرضا لرک

این وبگاه با هدف تسهیل ارتباط دکتر علیرضا لرک با محققان، دانشجویان و سایر علاقمندان ایجاد شده است بی شک نقطه نظرات شما می تواند ما را در توسعه آن یاری نماید.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن